Indépendance du cabinet : Comment mettre fin à un contrat avec un éditeur de logiciel et récupérer ses données clients ?

Le contrat avec votre éditeur de logiciel peut être résilié à tout moment : lorsque vous souhaitez migrer vers un autre éditeur plus performant ou encore lorsque votre cabinet grandit. Découvrez dans cet article tout ce que vous devez savoir sur la résiliation d’un contrat avec un éditeur de logiciel. 

 

 

Indépendance du cabinet d’expertise comptable : pourquoi mettre fin à un contrat avec un éditeur de logiciel ?

 

Plusieurs raisons peuvent pousser les cabinets d’expertise comptable à résilier le contrat avec un éditeur de logiciel. Il peut arriver que le pack de logiciels proposé ne réponde plus aux besoins du cabinet. Sinon, il se peut aussi que les fonctionnalités du logiciel ne satisfassent plus le cabinet. Vous pouvez aussi décider de rompre votre contrat avec l’éditeur de logiciel dans le cas où l’utilisation du produit est complexe et que ses mises à jour posent souvent problème.

 

 

Quand mettre fin à un contrat avec un éditeur de logiciel ? 

 

Il est bien possible de mettre fin à un contrat avec votre éditeur de logiciel en cours d’exercice comptable. Toutefois, pour des questions pratiques, il est conseillé de le faire à la fin de votre exercice comptable. Ainsi, vous pourrez migrer vers une autre solution logicielle plus performante au début d’un nouvel exercice. Dans ce cas, vous n’aurez plus besoin de reprendre les écritures des années passées. Il est, tout de même, nécessaire de conserver les éditions et les fichiers des écritures comptables des périodes précédentes en cas de contrôle. 

 

 

Consultez les conditions générales du contrat

 

En général, les contrats de licence des logiciels sont constitués de plusieurs clauses.

 

Vous devez être attentif à ces clauses du contrat de licence lorsque vous investissez dans un pack de logiciel, mais également lors de la résiliation.

 

En règle générale, le contrat de logiciel comptable contient, entre autres, les clauses suivantes :

– Le prix des prestations de service ;

– L’objet de l’accord et sa durée ;

– Les modalités d’exécution des prestations ;

– Des clauses spécifiques ;

 

Si le contrat est correctement rédigé, il doit également prévoir une clause de résiliation anticipée. Cette dernière définit plusieurs points comme la mode de résiliation, le contenu de la lettre de résiliation, le délai de préavis ou encore les indemnités. 

 

La clause de réversibilité du contrat avec un éditeur de logiciel

 

La clause de réversibilité d’un contrat avec un éditeur de logiciel offre la garantie de reprendre le contrôle de vos données même si vous résiliez votre contrat. Pensez, donc, à vérifier les conditions d’application de cette clause en vous posant les bonnes questions :

 

– Pourrez-vous récupérer vos données à la fin du contrat avec votre éditeur de logiciel ?

 

– Sous quelle forme pourrez-vous récupérer vos données ?

 

– La récupération des données à la fin du contrat est-elle gratuite ou pas ?

 

 

Mettre fin à un contrat avec votre éditeur de logiciel sur votre espace client

 

Pour mettre fin à votre contrat avec l’éditeur de logiciel comptable, vous pouvez vous rendre dans votre espace client sur le site de l’éditeur. Ensuite, allez dans les paramètres de compte et de gestion de l’abonnement. Il ne vous reste plus qu’à cocher la case « résiliation de mon abonnement ». En général, la rupture du contrat prendra effet sous 48 heures, sauf si mention contraire. 

 

 

Modèle de lettre pour résilier un contrat avec un éditeur de logiciel

 

Dans le cas où aucune clause de résiliation n’est pas prévue dans le contrat avec votre éditeur de logiciel, il est recommandé d’envoyer une lettre pour annoncer la rupture du contrat dans des délais raisonnables.

 

Pour cela, retrouvez les coordonnées du service client de votre éditeur de logiciel sur votre contrat. Par ailleurs, il est important de renseigner dans votre lettre :

– L’identité de votre cabinet d’expertise comptable ;

– L’adresse mail et le contact de votre cabinet ;

– L’adresse du cabinet d’expertise comptable ;

Le numéro de contrat qui vous est associé. 

 

Voici un modèle de lettre pour mettre fin à votre contrat avec votre éditeur de logiciel :

 

Nom de votre cabinet d’expertise comptable

Adresse du cabinet

Code postal/Ville

N° Tél.

Courriel

 

Nom Prénom ou raison sociale du destinataire

Adresse

Code postal/Ville

 

 

Faite à (Ville), le (date).

 

Objet : Résiliation de contrat de prestation de service logiciel

 

Monsieur/Madame,

 

Nous vous informons par la présente lettre de notre décision de mettre fin à notre contrat souscrit auprès de vos services à la date du (date de début de contrat) sous le numéro (numéro de contrat).

 

Nous souhaitons mettre fin à notre contrat pour la raison suivante : (préciser le motif de résiliation). Ce contrat prendra donc effectivement fin (délais du préavis mentionner dans les clauses du contrat) jour après la réception du présent courrier par vos services.

 

Nous vous saurons gré de bien vouloir accuser réception de la présente lettre et de nous confirmer la date effective de la fin du contrat.

 

Dans cette attente, nous vous prions d’agréer, Monsieur, Madame l’expression de nos salutations le plus distinguées.

 

Signature

 

Comment réussir la récupération des données dans le cadre de la rupture de contrat ? 

 

La rupture d’un contrat avec un éditeur de logiciel implique la récupération de l’ensemble de données existantes afin de les importer dans votre nouveau logiciel. D’ailleurs, la récupération de vos données ne doit pas être négligée, car elle permet d’injecter des données fiables dans votre nouveau logiciel. Pour ce faire, vous devez passer par quelques étapes essentielles :

 

Nettoyer les données 

 

La première étape pour une récupération de données réussie dans le cadre de la rupture de contrat avec votre éditeur de logiciel consiste à faire le tri parmi vos données sources. Le mieux est de vous focaliser sur les éléments qui sont vraiment nécessaires au fonctionnement de votre cabinet d’expertise comptable. 

 

Vérifier les sources de données

Pendant cette étape, il est conseillé de vérifier les capacités d’extraction, la fraîcheur des données, ainsi que les formats acceptés par votre nouveau logiciel. Ainsi, vous pourrez vous concentrer sur les bonnes données.

 

Importer les données

Une fois ces deux premières étapes accomplies, vous pouvez commencer la migration des données triées. Pour cela, vous devez suivre l’ordre recommandé par votre nouvel éditeur de logiciel. 

 

Contrôler les données finales

Dernière étape, mais non la moindre, le contrôle des données finales doit être fait une fois la migration des données réalisée. Pendant cette dernière étape, pensez à vérifier que toutes vos données sont importées dans votre nouveau logiciel. 

 

Bref, comme tous les contrats, celui que vous avez signé avec l’éditeur de logiciel de votre cabinet d’expertise comptable peut être résilié lorsque vous le souhaitez. Pour ce faire, vous pouvez faire part de votre intention en ligne dans votre espace client. L’envoi d’une lettre recommandée avec l’objet de résiliation de contrat est aussi apprécié. Dans le cadre de cette démarche, vous devez aussi penser à la récupération des données de votre cabinet d’expertise comptable. 

 

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