Logiciels expert-comptable : 5 risques à anticiper pour garantir son indépendance

La mise en place de logiciels efficaces et sécurisés est aujourd’hui indispensable pour tout cabinet d’expertise-comptable. Sélectionnés avec soin, ces outils constituent une réelle valeur ajoutée pour le cabinet.

Vous avez justement besoin d’une solution logicielle qui répond aux besoins de votre cabinet d’expertise comptable ? Découvrez dans cet article les 5 risques à anticiper pour garantir l’indépendance de votre cabinet d’expertise-comptable vis-à-vis de l’éditeur. 

Logiciels expert-comptable : pourquoi est-il important d’être indépendant ?

Le logiciel expert-comptable est un programme informatique conçu dans le but d’automatiser certaines tâches liées à la comptabilité dans un cabinet d’expertise. Il permet, entre autres, de réaliser des bilans, de gestion de la paie, d’automatiser les opérations de facturation, la création de devis, etc. Autrement dit, elle offre de nombreux avantages pour le cabinet d’expertise comptable comme :

– L’optimisation de la sécurité et de la fiabilité du processus de gestion de comptabilité ;

– L’amélioration de la productivité du cabinet d’expertise comptable ;

– L’économie du temps ;

– La simplification des échanges entre l’expert-comptable, ses collaborateurs et les clients

Outre les avantages, il faut tout de même noter que l’utilisation des solutions logicielles expert-comptable peut présenter quelques inconvénients. C’est, notamment, le cas si vous n’avez aucune indépendance vis-à-vis de l’éditeur du logiciel. Dans ce cas, si une défaillance survient à l’éditeur, le cabinet ne dispose d’aucune option alternative. Failles de sécurité, lacune en matière de confidentialité de données, impuissances lors de pannes ou bugs informatiques… De ce fait, vous serez obligé de changer de fournisseur de logiciel et y allouer un autre budget. 

Risque de faillite de l’éditeur de logiciel 

Le premier risque à anticiper pour garantir l’indépendance de votre cabinet en matière de logiciel expert-comptable, c’est la défaillance de l’éditeur. Pour être plus clair, en dépendant de la société qui a développé le logiciel, votre cabinet risque de ne pas avoir d’option alternative en cas de faillite de celle-ci. Dans ce cas, vous serez exposé à des risques potentiels et même à de mauvaises surprises. Vous pouvez, par exemple, subir un dysfonctionnement du logiciel, dispositif obsolète et autres problèmes qui peuvent mettre en péril la gestion de votre cabinet. La seule chose que vous pourrez faire est, alors, d’abandonner le dispositif et d’en changer pour un nouveau. 

Pour éviter cette déconvenue, il est important de considérer quelques points essentiels au moment de choisir votre société éditrice de logiciel expert-comptable. Vous pouvez, par exemple, vous renseigner sur les références clients de l’éditeur, sur sa santé financière ainsi que sur les innovations prévues. N’hésitez pas non plus à vérifier les avis des cabinets d’expertises qui ont déjà utilisé le dispositif en question. 

Risque d’arrêt de mise à jour du logiciel

Au moment de l’acquisition de votre nouveau logiciel expert-comptable, celui-ci est certainement à la pointe de la technologie et des exigences de votre domaine d’activité. Toutefois, il nécessite une mise à jour régulière pour pouvoir évoluer et respecter chaque nouvelle norme informatique en vigueur. D’autant plus que la mise à jour du logiciel expert-comptable est essentielle pour protéger le cabinet des attaques cybercriminels qui ne cessent d’évoluer aujourd’hui. La négligence de cette opération peut rendre vos données plus vulnérables. 

Le deuxième point à anticiper au moment de choisir votre logiciel expert-comptable est le risque que l’éditeur arrête la mise à jour de sa solution logicielle. Si la société qui a développé le dispositif ne propose pas de nouvelle version ou ne vous offre pas l’option de vous migrer vers une autre solution, vous n’aurez le choix que de changer d’éditeur de logiciel. 

Risque de n’avoir aucun service de maintenance, ni d’assistance ou de formation

Outre la proposition de mise à jour régulière, la maintenance du logiciel expert-comptable proposé par l’éditeur est un service crucial. Il en est de même pour la formation de vos collaborateurs sur son utilisation. Généralement, c’est la société éditrice du logiciel qui offre l’accompagnement et le suivi nécessaires pour faciliter la prise en main du dispositif par votre équipe. Ainsi, à chaque problème, vous devez entrer en contact avec le prestataire qui doit vous aider dans la maintenance du dispositif. L’éditeur devra aussi vous guider sur la prise en main de l’outil grâce à des formations. 

Le problème, c’est qu’en cas de défaillance de l’éditeur, ce dernier ne pourra plus proposer de service de maintenance ni de formation complémentaire pour vos collaborateurs. Vous risquez d’être impuissant face aux pannes et aux bugs informatiques. Une telle situation peut causer l’accumulation des dysfonctionnements du logiciel, la dégradation des performances de votre cabinet ainsi qu’une perte de productivité. 

Risque d’avoir un logiciel qui ne répond pas entièrement à vos besoins

Comme vous pouvez le voir, il existe aujourd’hui une multitude de logiciels experts-comptables sur le marché. Mais, en général, les dispositifs proposés par les éditeurs de logiciels standards ne correspondent pas forcément aux besoins et au mode de fonctionnement de votre cabinet d’expertise. Il peut arriver que le logiciel expert-comptable ne dispose pas de certaines fonctionnalités qui vous sont indispensables ou encore contient des options que vous n’utiliserez jamais. Il se peut même qu’aucun logiciel disponible sur le marché ne corresponde pas précisément à votre situation. 

Au moment de choisir votre logiciel expert-comptable, il est recommandé de vous assurer d’avoir une solution qui répond réellement aux besoins actuels et à venir de votre cabinet. Pour cela, vous devez prendre en compte plusieurs éléments comme la taille de votre cabinet, le nombre d’utilisateurs, vos contraintes et les fonctionnalités incontournables de votre activité comptable. C’est uniquement de cette manière que vous pouvez être sûr de sélectionner le logiciel en phase avec vos priorités. Un logiciel qui peut vous proposer les résultats que vous espérez en termes de productivité, d’automatisation et de flexibilité.

Logiciels expert-comptable : Le risque du prix élevé sur une vision long terme

Certes, les logiciels prêts à utiliser développés par l’éditeur peuvent être moins chers à l’acquisition. Néanmoins, les coûts peuvent augmenter avec le temps. En effet, les licences des logiciels sont généralement limitées dans le temps. Vous serez donc obligé de réinvestir régulièrement à chaque fois qu’elles sont épuisées. Par ailleurs, au fur et à mesure que votre cabinet d’expertise évolue, il sera nécessaire d’ajouter de nouvelles licences pour les utilisateurs. Cela engendra un nouveau budget pour votre cabinet. 

Pour conclure, le logiciel expert-comptable est, aujourd’hui, une solution plus qu’indispensable pour les cabinets d’expertise. Il sécurise le processus de tenue comptable, fait gagner beaucoup de temps, simplifie les échanges entre les experts-comptables et s’adapte aux besoins de l’entreprise.

Toutefois, la mise en place de ce dispositif numérique peut entraîner quelques inconvénients, surtout en cas de dépendance vis-à-vis de l’éditeur. Ainsi, avant de vous engager avec un éditeur de logiciel comptable, il convient de prendre en compte quelques critères de choix essentiels et d’anticiper les risques. La meilleure garantie serait pour votre cabinet de pouvoir continué à utiliser des logiciels comptables performant et indépendamment de la situation de l’éditeur.